Cara membuat nomor surat. Dalam membuat surat resmi, biasanya ada penomoran surat yang tidak boleh di lewatkan begiitu saja. Namun tahukah kamu bahwa pemberian nomor surat cenderung memiliki aturan tertentu yang juga berbeda-beda di setiap instansi. Selain sebagai syarat, adapun fungsi dari nomor surat adalah untuk memudahkan kamu mengkategorikan jenis surat yang di buat.
Nah untuk kamu yang belum tahu bagaimana cara menulis nomor surat. Pada artikel kali ini akan di berikan ulasannya secara lengkap.
Apa itu nomor surat ?
Merupakan susunan nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun biasanya kode pada nomor surat dari setiap instansi dan perusahaan akan berbeda serta memiliki kategorinya masing-masing. Selain itu nomor surat akan di tulis pada bagian atas kiri pada surat.
Sedangkan untuk pemisah dari setiap komponen kode atau nomor, maka di gunakan tanda garis miring agar memudahkan pembacaan kode.
Fungsi Nomor Surat
Pembuatan nomor surat di lakukan karena memiliki beberapa fungsi seperti di antaranya adalah :
- Untuk memudahkan proses penyimpanan dan pencarian surat.
- Mengetahui jumlah surat yang sudah di terima maupun di keluarkan oleh instansi maupun perusahaan.
- Memudahkan pembuat surat untuk menulis nomor selanjutnya pada surat berikutnya.
- Sebagai referensi dalam surat menyurat di waktu yang akan datang.
Cara membuat nomor surat mengikuti aturan
Sebenarnya membuat nomor surat cenderung mudah untuk dilakukan. Berikut beberapa langkanya yang perlu di ketahui :
Langkah 1, Pahami komponen nomor surat
Adapun nomor surat akan di pisahkan dengan tanda garis miring. Selain itu nomor surat terdiri dari :
- Kode nomor surat
- Nomor urutan surat yang di keluarkan
- Nama instansi atau perusahaan
- Bulan berjalan yang di tuliskan menggunakan angka romawi
- Tahun berjalan
Langkah 2, Format penomoran surat
Perhatikan bagian format penomoran surat. Seperti yang kita ketahui, biasanya setiap instansi maupun perusahaan akan memiliki ketentuan yang berbeda-beda. Namun secara umum, berikut adalah cara penulisan format penomoran surat keluar lengkap dengan kode nomor suratnya :
- Surat Keputusan (SK) : 01.
- Surat Undangan (SU) : 02.
- Surat Permohonan (SPm) : 03.
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.
- Surat Peminjaman (SPp) : 05.
- Surat Pernyataan (SPn) : 06.
- Surat Mandat (SM) : 07.
- Surat Tugas (ST) : 08.
- Surat Keterangan (SKet) : 09.
- Surat Rekomendasi (SR) : 10.
- Surat Balasan (SB) : 11.
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.
- Sertifikat (SRT) : 13.
- Perjanjian Kerja (PK) : 14.
- Surat Pengantar (SPeng) : 15.
Seperti misalkan kamu ingin menulis nomor surat untuk surat rekomendasi, maka penulisan yang tepat adalah “Nomor : 10/…./…./…./….”
Langkah 3, Penulisan surat yang sesuai
Untuk memudahkan kamu memahami penulisan nomor surat, berikut adalah contohnya :
Nomor : 01.004/UJB/IV/2023
Dari contoh nomor surat diatas, penjabarannya adalah :
- 01 : Kode nomor untuk surat keluar SK (Surat Keputusan)
- 004 : Nomor urut surat yang sudah dikeluarkan, artinya surat tersebut adalah surat ke 4 yang sudah keluar
- UJB : Nama perusahaan atau instansi, UJB adalah Usaha Jaya Baru
- IV : Merupakan angka romawi yang berarti bulan berjalan 4 (April)
- 2023 : Tahun berjalan
Demikian adalah beberapa cara mudah yang bisa dilakukan untuk membuat nomor surat dengan aturan yang ada. Memudahkan kamu untuk memisahkan setiap kategori surat yang sudah dibuat. Selamat mencoba !
Baca Juga :
- Contoh dan Cara Membuat Surat Permohonan Magang Pemula
- Contoh dan Cara Membuat Surat Izin Sakit yang Baik dan Benar
- Cara Bikin Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan yang Baik dan Benar
- Contoh dan Cara Membuat Surat Pernyataan Hutang Pribadi
***
Komentar Terbaru